כשלים נפוצים בהגשת הצעות למכרז והדרך להימנע מהם
הגשת הצעה למכרז עשויה להיתפס לעיתים כעניין מרתיע ובעל אופי טכני ופקידותי. מציעים, שאינם רגילים בהגשת מכרזים ואינם בקיאים במטריה המשפטית הרלוונטית, עשויים ללכת לאיבוד בין ערמות הטפסים והתצהירים הנדרשים לצורך הגשת הצעה למכרז, וחמור מכך לא לדעת להבחין בין עיקר לטפל ובכך להשמיט נתונים ומסמכים שעלולים לעלות להם בפסילת הצעתם.
כך למשל, פנתה אלי לאחרונה לקוחה לצורך ליווי משפטי בהגשת מכרז בתחום עיסוקה. אחד מתנאי הסף דרש ניסיון ספציפי בתחום מסוים. כאשר בחנתי את מסמכי ההצעה הבחנתי כי הלקוחה לא התייחסה כלל לטבלאות הרלוונטיות לדרישה זו. כששאלתי מדוע לא התייחסה לתנאי זה השיבה, כי חשבה שהדבר לא הכרחי וממילא אין לה ניסיון מספק בתת תחום זה.
הסברתי לאותה לקוחה כי היעדר מענה לדרישה זו במכרז תביא בוודאות לפסילת הצעתה. על כן, בחנו מחדש ניסיונה של הלקוחה ואת אופן המענה למכרז כך שתינתן התייחסות גם לאותו תנאי סף.
המקרה לעיל מתאר פגם אחד מני פגמים נפוצים רבים שניתן למצוא בהגשת הצעות למכרז ואותם ניתן למנוע בקלות על ידי קבלת ייעוץ מתאים.
למעשה ניתן למנות מספר כללי "עשה" ו"אל תעשה" שהקפדה עליהם תבטיח הצלחה בהגשת הצעה למכרז:
-
הקפדה על קלה כחמורה - לעיתים פגם שעשוי להיתפס כטכני או שולי עשוי להתברר כמהותי. כך למשל, פגם באישור קיום ביטוחים או באי הגשת אישור נדרש עשויים להביא לפסילת ההצעה, אפילו במקרים בהם אותה הצעה הינה הטובה ביותר עבור המזמין מבחינת מחירה ואיכותה.
-
תנאי המכרז אינם סוף פסוק! - ההנחה כי לא ניתן להשפיע על תנאי המכרז וכפועל יוצא מכך יש לוותר על הגשת הצעה כאשר המציע אינו עומד בתנאי הסף, הינה הנחה שגויה. יתרה מכך, תנאי המכרז מנוסחים במידה רבה בתנאים של חוסר וודאות ביחס למעגל המציעים שעשוי לענות למכרז. על כן, פנייה בשאלת הבהרה מתאימה ביחס לתנאי סף מחמירים, דווקא עשויה לסייע לעורך המכרז להבין טוב יותר את מאפייני השוק ולגרום לו להגמיש את תנאי הסף על מנת להגדיל את התחרות בין המציעים.
-
הימנעות מפגמים "אולטימטיביים" - פגמים מסוג זה הינם פגמים שאינם מותירים כל שיקול דעת בידי עורך המכרז ומחייבים את פסילת ההצעה. בין פגמים אלו ניתן למצוא פגם בערבות המכרז, הצהרת ניסיון שאינה עומדת בתנאי הסף ועוד. יש לוודא כי הצעה מוגשת רק לאחר שנבחנה היטב וכי לא נמצאים בה פגמים, קל וחומר פגמים שאינם ניתנים לתיקון.
-
אין להסתמך על הליך השלמת המסמכים - אכן, הכלל הנהוג במכרזים הינו כי לא כל חוסר או פגם יביאו בהכרח לפסילת ההצעה. לכן קיים מנגנון המאפשר לעורך המכרז לקבל השלמה של מסמכים ונתונים מסוימים מהמציע, אף לאחר המועד האחרון להגשת הצעות. ואולם, לא כל מסמך או נתון ניתנים להשלמה - כאמור, החסרה של נתון או מסמך מהותיים עשויה להביא לפסילת ההצעה כולה.
-
הימנעות ממניעות - איתור פגמים וכשלים במכרז וחוזה ההתקשרות טרם הגשת ההצעה - לעיתים הוראות המכרז כוללות הוראות שגויות, חסרות היגיון ואף מפלות. ואולם, הכלל בדיני מכרזים הינו כי טענות כנגד הוראות המכרז יש להביא טרם המועד האחרון להגשת הצעות, אחרת יהיה המציע מושתק ומנוע מלהעלות אותן. על כן, יש חשיבות לבחינה ובדיקה מדוקדקת של הוראות המכרז וחוזה ההתקשרות טרם הגשת ההצעות, שכן לאחר מועד הגשת ההצעות יהיה במקרים מסוימים קשה עד בלתי אפשרי לתקוף הוראות אלו.
הגשת הצעה למכרז כרוכה במשאבים לא מבוטלים, עליות כספיות ישירות ועקיפות, השקעת זמן עבודה רב ועוד... מטרתו של הליווי המשפטי בהגשת מכרזים הינו להבטיח כי השקעת משאבים כאמור לא תעשה לשווא וכי כשלים ופגמים, שניתן היה למנוע בנקל, לא ימנעו מהצעה טובה וממציע ראוי לזכות במכרז.
עו"ד גיל מעיני, הינו בעל ניסיון עשיר בדיני המכרזים, לרבות ניסוח וליווי של עשרות הליכים בשנה.
